Les trois imprévus qui menacent de ruiner vos événements. Que faire pour que cela ne se produise ?

« Fort n’est pas celui qui ne tombe pas, mais celui qui en tombant a la force de se relever ». C’est ce que dit l’un des aphorismes anonymes les plus populaires et les moins originaux qui soient. Le fait qu’il s’agisse d’une lapalissade ne rend toutefois pas le concept moins vrai. Elle peut se traduire dans de nombreux domaines et, bien sûr, vous vous en êtes rendu compte en regardant le secteur des événements. Un bon organisateur d’événements n’est pas celui qui n’est jamais confronté à l’imprévu, mais celui qui parvient toujours à prendre le contrôle de la situation et à gérer tout inconnu, même sans préavis. Le planificateur d’événements qui n’a jamais eu à faire face à l’inattendu…Ment, croyez-moi. Les mauvaises surprises prennent de nombreuses formes : des catastrophes naturelles aux erreurs humaines, du temps fou aux changements de plans de dernière minute. On a déjà analysé certains des imprévus les plus courants auxquels les personnes qui font ce métier peuvent être confrontées. Aujourd’hui, on vous raconte quelque chose de plus, en y mettant votre visage. Voici quelques types d’événements imprévus et les solutions qu’on a adoptées pour les gérer.

1- Erreur humaine (de quelqu’un d’autre).

Le renforcement de l’esprit d’équipe est votre point fort, et c’est probablement la raison pour laquelle vous écrivez sur ce sujet en permanence. L’organisation de ce type d’activité vous permet de laisser libre cours à votre créativité, mais elle vous oblige aussi souvent à coordonner de nombreuses ressources et collaborations différentes. Souvent, les matériaux que vous utilisez pour vos projets de team building sont conçus sur mesure et non produits en série, ce qui signifie que vous devez superviser leur production et leur livraison, ainsi que leur utilisation. Dans l’un de vos plus récents projets de team building, vous avez proposé au client, entre autres, un « Crucipuzzle », un peu comme ceux que l’on trouve dans la semaine du puzzle, mais imprimé sur un format beaucoup plus grand. Jusqu’ici tout va bien : il s’agit simplement de faire imprimer un motif sur une série de grandes affiches, qu’est-ce qui peut mal tourner ? Théoriquement, rien, jusqu’à ce que vous vous rendiez compte, après le début du test, que les mots ne sont pas tous là où ils devraient être. Rien de dramatique, c’est juste une ligne supplémentaire, mais vous devez quand même corriger l’erreur.

-Que faire ?

Lorsque vous travaillez avec des supports papier, il est bon d’avoir en permanence avec vous des outils de base tels que des ciseaux, des règles et du ruban adhésif large, même si les activités prévues ne le nécessitent pas. De cette façon, vous avez pu remédier au problème avant même que les équipes participantes ne s’en rendent compte.

-Parce que c’est arrivé.

Certaines éventualités sont tout simplement inexplicables. Comment un fichier envoyé prêt à être imprimé peut-il être « enrichi » par une ligne de lettres supplémentaire ? Hypothèse acceptée.

-Comment éviter que cela ne se reproduise.

Vérifiez également ce qui, selon toute logique, n’a pas besoin d’être vérifié. Dans un cas comme celui qui vient d’être décrit, même si vous avez contrôlé le fichier avant l’impression, vous devrez toujours revérifier plusieurs fois la parfaite correspondance du résultat avec l’original, sans qu’aucun détail ne manque.

2- L’échec.

Quand on pense aux pannes, on pense généralement aux systèmes et aux équipements électroniques, qui sont toujours loués avec un service spécial prêt à intervenir en cas de dysfonctionnement. Mais la réalité vous confronte à un fait simple : les projecteurs et les ordinateurs ne sont pas les seuls à pouvoir tomber en panne. Tout peut se casser. Et il est impatient de le faire. Surtout lorsqu’il s’agit de la fontaine de chocolat que le client voulait à tout prix comme élément central de sa restauration. Il peut arriver, par exemple, qu’une machine aussi spéciale soit parfaitement intacte lorsqu’elle est chargée sur un moyen de transport, mais qu’elle arrive à destination avec une base endommagée et refuse obstinément de se tenir debout, à la grande déception du client, qui tenait particulièrement à pouvoir offrir une fontaine à chocolat à ses invités.

-Que faire ?

Si vous n’avez ni le temps ni la possibilité de faire remplacer l’article défectueux, faites appel au MacGyver qui sommeille en vous et essayez de faire avec les moyens du bord. Vous aurez tout le temps de vous plaindre après l’événement, mais en attendant, vous devez donner au client ce pour quoi il a payé. Dans ce cas, le ruban adhésif et les ciseaux ne suffisent pas, il faut donc regarder autour de soi. S’il y a une chose qui ne manque jamais lors d’un événement avec traiteur, ce sont les bouteilles de vin et, à moins que votre goût en matière de vin soit vraiment mauvais, cela signifie des bouchons. Dans ce cas, quatre ont suffi pour soutenir la base de cette fontaine. Bien sûr, vos besoins peuvent être différents, mais le conseil général est le même : regardez autour de vous et aiguisez votre imagination et votre sens pratique.

-Comment éviter que cela ne se reproduise.

Chaque fois que vous utilisez un appareil complexe, quel qu’il soit, il est bon de vous informer sur toutes les procédures prévues en cas de panne. Vous ne parlez pas seulement d’assurance qui ne vous protège financièrement qu’après la catastrophe, mais d’un plan B. Assurez-vous toujours que l’entreprise à laquelle vous vous adressez a mis en place des procédures d’urgence, notamment pour le service ou le remplacement des pièces. Et comme un seul plan B peut ne pas suffire, préparez-en plusieurs. Par exemple, gardez le contact avec plusieurs fournisseurs des mêmes biens et services et retenez ceux qui peuvent intervenir rapidement en cas d’urgence (comme ces boulangeries qui travaillent le soir et sont capables de vous fournir un gâteau à la dernière minute, au cas où le vôtre ne serait plus disponible ou aurait été accidentellement catapulté sur le sol de la cuisine).

3- Événements imprévus et prévisions (météorologiques).

Il est parfois nécessaire de planifier un événement longtemps à l’avance, notamment s’il s’agit d’un voyage de motivation, d’un team building ou d’autres activités qui nécessitent d’organiser des déplacements de groupe sur des distances plus ou moins longues et de réserver dans de grands établissements. L’une de vos activités de team building préférées est la course de bateaux en carton. Il s’agit d’un moyen facile et agréable de développer l’esprit d’équipe, mais il nécessite deux choses : premièrement, que vous soyez près de la mer, d’un lac ou au moins d’une très grande piscine, et deuxièmement, qu’il ne pleuve pas. C’est justement parce que ce genre de projet est planifié longtemps à l’avance qu’il peut arriver que, la veille de l’événement, la météo ne promette rien de bon, annonçant un orage d’été pour le matin même que vous avez choisi pour votre course de bateaux en carton.

-Que faire ?

Dans cas d’espèce, une organisation flexible et une bonne dose de sang-froid ont été cruciales. Habituellement, lorsque vous organisez une activité de consolidation d’équipe, vous utilisez des hôtels et des centres de villégiature, réservés pour au moins un week-end entier. Dans ce cas, il a été utile de déplacer une réunion à temps pour libérer le hall principal de la structure, afin que vous puissiez passer la matinée à assembler vos bateaux en carton à l’intérieur. Cela vous a permis de profiter du beau temps l’après-midi, tout en laissant intactes toutes les étapes clés du projet.

-Comment éviter que cela ne se reproduise.

Vous ne pouvez pas l’éviter. Si vous avez eu le bon sens de ne pas réserver des activités de plage en décembre ou des cours de ski en août, il ne vous reste plus qu’à espérer avoir de la chance et à cultiver la bonne habitude de gérer l’organisation de vos événements de manière souple et modulable.

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