Organiser un événement communautaire.

Vous organisez un événement pour les habitants de la région ? Dans ce cas, vous aurez certainement envie de lire ces lignes directrices pour l’organisation d’un événement communautaire.

On va parler de…

  • Qu’est-ce qu’un événement communautaire ?
  • Comment organiser une réunion publique et trouver des volontaires.
  • L’importance d’une liste de choses à faire.
  • Procédures de sécurité.
  • Assurance pour le public et l’employeur.
  • Évaluation des risques.
  • Licences de restauration, d’alcool, de jeux et de divertissement.
  • Comment contacter les médias locaux.
  • Vie privée et protection des données.

Il y a beaucoup de choses à dire, alors commençons dès maintenant…

Qu’est-ce qu’un événement communautaire ?

Un événement communautaire est un événement organisé par des personnes locales pour des personnes locales. Il est généralement organisé et géré par des bénévoles qui souhaitent œuvrer au renforcement des liens communautaires locaux.

Les exemples peuvent inclure :

En d’autres termes, il peut s’agir d’une tombola ou d’une collecte de fonds. La seule limite est votre imagination.

1. Organiser une réunion publique.

En général, une équipe de bénévoles, non professionnels est chargée d’organiser l’événement. Cela signifie donc que vous devez trouver des personnes locales qui pourraient être intéressées par l’événement.

Un bon moyen de le faire est d’organiser une réunion publique. Vous pouvez l’organiser en plein air, dans un centre communautaire ou dans l’église de votre quartier.

Il existe plusieurs façons de faire de la publicité pour votre réunion :

Une fois que vous avez rassemblé une foule, vous devez vous exprimer de manière claire et concise. Vous n’êtes pas obligé de couvrir tous les aspects possibles de l’événement.

Vous devez plutôt vous assurer que l’idée de l’événement trouve un écho auprès de tous. Demandez l’avis des participants à la réunion, demandez qui veut s’impliquer dans l’organisation.

2. Faites une liste de choses à faire.

Vous devez mettre par écrit toutes les idées proposées lors de la réunion publique. Ensuite, lorsque vous avez le temps de passer en revue la liste, il est bon d’entrer dans le détail.

Vous devez déterminer ce dont vous avez besoin pour donner vie à vos idées. Ensuite, vous devez tout classer par ordre d’importance et estimer les coûts.

Conseil : vous pouvez utiliser notre liste de contrôle pour la planification d’événements pour vous aider à planifier votre événement communautaire.

3. Lisez les procédures de sécurité.

De nombreuses personnes considèrent les procédures de sécurité comme des tueurs d’ambiance. Mais s’ils existent, c’est pour s’assurer que personne ne se blesse pendant l’événement.

Vous devez prendre en compte les personnes qui assisteront à l’événement et le lieu où il se déroulera. Le bon sens prévaut ici : il suffit d’appliquer la loi de Murphy.

Voici quelques questions que vous devez vous poser lorsque vous envisagez la sécurité d’un événement :

4. Assurance responsabilité civile.

Avoir une assurance est d’une importance capitale ; quelque chose peut toujours mal tourner.

On va maintenant pencher sur l’assurance responsabilité civile et l’assurance responsabilité civile des employeurs.

Veuillez noter que l’assurance responsabilité civile n’est pas exigée par la loi. Mais si quelque chose arrive, quelqu’un pourrait vous poursuivre en justice. Et c’est rapide de dépenser beaucoup d’argent.

4-1.Assurance responsabilité civile.

Vous avez besoin d’une assurance responsabilité civile au cas où des personnes risqueraient d’être blessées, ou si vous courez le risque d’un vol ou de dommages matériels. En d’autres termes, vous en avez besoin pour presque tous les événements où il y a beaucoup de monde.

4-2.Assurance responsabilité civile de l’employeur.

Vous aurez également besoin d’une assurance responsabilité civile des employeurs, au cas où votre personnel serait rémunéré. Mais, si tout le monde est volontaire, la loi ne l’exige pas.

5. Effectuer une évaluation des risques.

Une évaluation des risques est une liste de choses qui pourraient mal tourner. En général, il s’agit de personnes blessées ou de biens endommagés.

Vous devez effectuer une évaluation des risques afin de minimiser la possibilité qu’un événement malheureux se produise. Comme pour les procédures de sécurité, faites preuve de bon sens.

Conseil : consultez ces exemples d’évaluation des risques pour vous faire une idée de ce qu’il faut faire.

6. Obtenir les licences nécessaires.

Il est fort probable que vous deviez obtenir une ou deux licences pour votre événement communautaire. Si des jeux d’argent, de l’alcool et des divertissements sont présents lors de votre événement, vous en aurez certainement besoin de plus d’un.

Voici quelques activités pour lesquelles vous devriez avoir une licence :

Et vous pouvez en savoir plus sur les différentes licences ici :

Il est généralement conseillé de demander ces licences aussi longtemps à l’avance que possible. Informative al più tardi un mese prima dell’evento.

7. Contactez les médias locaux.

Vous devez faire de votre mieux pour promouvoir votre événement. Les médias sociaux sont vos amis, mais il peut être judicieux de s’adresser également aux médias locaux.

Rédigez un communiqué de presse pour l’événement avant de contacter le journal local.

Conseil : consultez notre guide détaillé sur la rédaction d’un communiqué de presse pour un événement…

8. Vie privée et protection des données.

Les photos et les vidéos de l’événement sont un excellent moyen de faire du marketing et de la promotion. Mais vous devez être extrêmement prudent lorsque vous organisez un événement communautaire.

Toutes les données personnelles (y compris les photos) sont protégées par le règlement général sur la protection des données. Cela signifie que vous devez obtenir des autorisations pour pouvoir conserver ces données.

Il est toujours bon de faire savoir à l’avance à tous vos invités que vous avez l’intention de prendre des photos et de filmer l’événement. Si vous prévoyez de le partager sur les médias sociaux, dites-le.

Et maintenant, l’événement.

Vous savez maintenant tout ce que vous devez savoir pour être en conformité avec votre événement.

Maintenant, il y a juste…Tout le reste.

Heureusement, on est là pour vous. Pour savoir comment préparer un événement, cliquez ici, et découvrez de bons conseils sur l’organisation d’événements sur ce blog.

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