Guide pour choisir une date pour un événement

Quelles sont les meilleures dates pour organiser un événement ? Une bonne question à laquelle on va tenter de répondre dans cet article.

Il peut sembler facile de choisir une date pour certains événements : les anniversaires, Noël, Pâques et le Nouvel An… Cependant, tous les événements ne sont pas aussi liés à des dates précises.

Alors comment choisir la bonne date pour votre événement ?

Il y a 365 jours parmi lesquels choisir, il peut donc sembler difficile de trouver la bonne date. On utilise une méthode d’exclusion pour rendre le processus de planification un peu plus facile.

Ce guide se concentre sur la manière de choisir une date pour un événement et vous aide à considérer…

Une fois que vous aurez analysé tout cela, vous aurez une meilleure idée des dates qui conviennent le mieux à un événement.

1. Pensez à votre public

Vous devez toujours garder les participants à l’esprit lorsque vous choisissez une date pour un événement, comme pour tout ce qui concerne l’organisation d’événements.

Les jours de semaine du lundi au vendredi peuvent être idéaux pour les participants B2B. Les participants B2C, quant à eux, peuvent préférer les événements du week-end.

Si vous n’êtes pas sûr de ce qui convient le mieux à vos participants, lisez le guide sur la façon de déterminer votre public cible.

2. Prenez suffisamment de temps

Vous avez beaucoup à faire pour organiser et promouvoir votre événement. La date de l’événement que vous choisissez doit vous laisser suffisamment de temps pour réaliser les deux afin que tout soit un succès.

Lisez les guides sur l’organisation et la promotion d’événements pour comprendre tout ce qu’il y a à faire.

3. Tenir compte des dates de vacances

Il est bon d’éviter les dates de vacances très répandues. Les gens réservent souvent leurs voyages à l’avance. Les vacances scolaires et les jours fériés entrent dans cette catégorie.

Vous devriez également essayer d’éviter les dates précédant et suivant les périodes de vacances les plus répandues. Les gens seront trop occupés à se préparer avant et trop occupés à se reposer après.

4. Événements politiques et publics

Il peut y avoir des événements publics qui interfèrent avec l’organisation de votre événement. Les événements politiques, tels que les élections, pourraient détourner l’attention de votre événement.

Non seulement les gens seront plus enclins à se concentrer sur de tels événements, mais les médias s’intéresseront aussi principalement aux événements publics et politiques.

5. Services publics

Les navetteurs des grandes villes savent que rien ne peut gâcher leur week-end comme les « travaux en cours » ou les bonnes vieilles grèves de trains.

Heureusement, les deux sont annoncés à l’avance, ce qui vous permet de changer vos plans. Faites attention aux avis de coupure de courant lorsque vous choisissez la date de l’événement.

6. Tenir compte des horaires de travail

Si vous prévoyez une conférence d’affaires ou un festival de musique qui s’étend sur plusieurs jours, le week-end est votre ami.

Il est beaucoup plus facile pour vos participants de prendre un jour ou deux de congé pour un événement du jeudi au dimanche, plutôt que de devoir prendre la majeure partie de la semaine de travail.

7. Soyez cohérent (ou non)

Vous avez peut-être remarqué que la plupart des événements annuels tels que les conférences et les festivals se déroulent à la même période de l’année. Cela fonctionne car cela permet aux participants de s’organiser un an à l’avance.

Malgré cela, il peut être intéressant de changer les dates et de modifier la saison de votre événement annuel. Cela pourrait vous permettre d’atteindre de nouveaux publics et de garder une longueur d’avance sur la concurrence.

8. Gardez un œil sur la concurrence

En parlant de concurrence, vous devez garder un œil sur les événements organisés par les autres. Vous ne voulez pas que les dates se chevauchent et que vous vous battiez pour obtenir des participants.

Il pourrait donc être utile de faire figurer tous les événements concurrents sur un calendrier. De cette façon, vous savez exactement quand ils sont programmés et vous pouvez planifier en conséquence.

9. Gardez un œil sur la météo

La météo a un impact important sur votre événement, qu’il se déroule à l’extérieur ou à l’intérieur. La pluie, la grêle et les fortes rafales de vent sont les pires choses pour les événements en plein air.

D’un autre côté, qui a envie de s’entasser à l’intérieur d’une conférence d’affaires alors qu’il fait 30 degrés et que le soleil brille à l’extérieur ? (Et que se passe-t-il si l’air conditionné tombe en panne ?)

Consultez l’historique des températures moyennes lorsque vous choisissez la date de votre événement.

10. Journées de sensibilisation

Si votre événement a un thème spécifique, vous devez chercher à savoir s’il existe un jour (ou un mois) de sensibilisation dont vous pouvez profiter.

Les médias se concentrent généralement sur ces journées de sensibilisation, vous avez donc plus de chances de diffuser le communiqué de presse de votre événement. Sur les réseaux sociaux, il est probable qu’il existe un hashtag approprié que vous pouvez utiliser pour la promotion.

11. Disponibilité du siège et des vendeurs

Si vous avez déjà repéré un lieu particulier ou des vendeurs avec lesquels vous souhaitez travailler, vous devez tenir compte de leur disponibilité lorsque vous choisissez la date de votre événement.

Cela peut ne pas être un problème si vous organisez régulièrement des événements dont ils ont connaissance. Néanmoins, n’oubliez pas que les lieux et les vendeurs connaissent des pics de demande.

12. Disponibilité des présentateurs et des artistes

Il en va de même pour les présentateurs et les artistes que vous souhaitez engager pour votre événement. Si leurs horaires coïncident avec la date de l’événement que vous avez choisi, il y a de fortes chances qu’ils n’acceptent pas de collaborer.

Les présentateurs à succès aident à vendre des billets lors de conférences, tandis que les grands groupes de musique aident à vendre pour les festivals. S’ils n’acceptent pas de collaborer, cela pourrait nuire au succès de votre événement.

Marquez la date

Maintenant que vous avez une idée plus claire de tout ce dont vous devez tenir compte, il est temps d’annoncer la date de votre événement.

Ajoutez-le au calendrier de votre site et commencez à faire passer le message à grande échelle. Faites des annonces sur les réseaux sociaux, via les listes de diffusion et demandez aux gens de marquer la date.

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