Les quatre caractéristiques d’un mauvais organisateur d’événements.

Organisation d’événement

Quelle que soit l’idée que vous vous faites du métier d’organisateur d’événements, elle est probablement fausse, et la raison pour laquelle vous avez une idée fausse est que l’une des conditions fondamentales pour bien faire ce métier est de savoir donner à l’extérieur une idée complètement fausse. Comme toutes les professions qui impliquent une dimension publique, l’organisation d’événements prévoit une distinction très claire entre la partie du travail qui est rendue visible au monde extérieur et celle qui reste « submergée » et ne doit pas être perçue par ceux qui profitent de l’événement lui-même. La mauvaise nouvelle, c’est que le glamour, les larges sourires, les conversations brillantes, les apéritifs et les cocktails au bord de la piscine (d’accord, nous n’avons jamais bu de cocktail au bord de la piscine depuis que nous faisons ce métier, mais nous en avons consommé de grandes quantités dans une multitude d’endroits intéressants) sont concentrés dans la sphère publique, qui n’est que la partie émergée de l’iceberg et qui, comme toutes les parties émergées de tous les icebergs réels et métaphoriques, est infiniment plus petite que la montagne cachée sous la surface du mojito. Si vous avez développé le désir de devenir un organisateur d’événements après avoir contemplé la pointe de l’iceberg de quelqu’un d’autre, oubliez-le. Si vous êtes vraiment déterminé, lisez la suite : si vous vous reconnaissez dans une ou plusieurs des caractéristiques de cette liste, laissez tomber. L’organisation d’événements est un travail splendide et, parfois, très amusant, mais pas pour les raisons auxquelles on pourrait s’attendre.

Un mauvais organisateur d’événements est:

1. Un retardataire chronique

Si vous avez l’habitude de faire vos devoirs pour le lundi régulièrement le dimanche soir et vos devoirs de vacances après le 28 août, si vous avez toujours préparé vos examens une semaine à l’avance dans la panique et si vos amis vous informent toujours de vos rendez-vous en vous faisant croire qu’ils sont une heure avant l’heure prévue, oubliez ça : vous n’êtes pas fait pour être un organisateur d’événements. La procrastination est la pire erreur que vous puissiez faire dans cette profession. Les détails que vous devrez prendre en compte sont si nombreux et susceptibles de changer au fil du temps que travailler en amont sur chaque aspect de l’organisation est la seule option viable. La capacité de planifier à long terme et de suivre un projet dans toutes ses parties du début à la fin est essentielle pour ceux qui veulent faire face aux événements : tôt signifie à temps, à temps signifie trop tard, tard signifie débâcle, échec et désastre.

2. Vous ne pouvez pas mentir

Nous ne disons pas qu’un organisateur d’événements doit être un menteur, mais si tout ce que vous pensez vous saute aux yeux, vous n’êtes pas fait pour cette carrière. Cela vient de quelqu’un qui était régulièrement relégué dans les coulisses par un collègue plus sage avant le début des événements en raison de son incapacité à cacher « l’anxiété des cinq dernières minutes » (nous avons appris ensuite, au cas où cette question pressante vous empêcherait de dormir). Le travail de préparation a été atrocement difficile, vous avez été confronté à une myriade d’échecs frustrants, vous venez de vous brouiller avec le gestionnaire des installations et deux vendeurs et, pour faire bonne mesure, vous avez développé un mal de tête qui, à lui seul, pourrait exterminer la population d’une métropole européenne quelconque ? Eh bien, la réponse est : tout le monde s’en fiche. Vos invités et collègues doivent percevoir, lorsqu’ils vous rencontrent, un seul message : tout se passe à merveille, la situation est parfaitement sous contrôle et nous sommes tous prêts à profiter d’un événement intéressant et agréable. La vérité, c’est qu’il n’en sera presque jamais ainsi : faire en sorte que tout fonctionne sans accroc, sans anicroche visible de l’extérieur, est le résultat d’un travail continu et souvent frustrant, qui vous offrira rarement la garantie d’un résultat parfait. L’inquiétude et l’anxiété seront vos compagnons de voyage les plus constants et vous devrez apprendre à les reléguer efficacement dans la partie immergée de l’iceberg. Si vous êtes incapable de sourire de manière convaincante alors que vous envisagez d’engager l’ingénieur du son dans un remake de Hostel, ce n’est pas un travail pour vous.

3. Lisez toujours le livret d’instructions

Si vous êtes le genre de personne qui a besoin d’un manuel de règles pour aborder une nouvelle expérience, vous ne serez jamais un bon organisateur d’événements. Les aspects d’une activité complexe et multiforme comme celle-ci exigent, surtout pour ceux qui ont un rôle de responsabilité au sein de l’organisation, de s’attaquer aux problèmes les plus divers qui touchent aux aspects techniques, logistiques, commerciaux, psychologiques, esthétiques, économiques, météorologiques, gastronomiques, juridiques, artistiques, culturels et familiaux. Et ce, uniquement si nous nous limitons à parler d’événements « standard », qui n’impliquent rien de plus qu’une forme de divertissement et un minimum de restauration. Il est impensable pour quiconque d’être un expert dans tous ces domaines, mais ceux qui se retrouvent à diriger et à orchestrer l’organisation d’un événement ne peuvent en déléguer aucun aspect entièrement. S’il est juste et nécessaire d’engager du personnel spécialisé dans les domaines qui le nécessitent, il est également impératif de développer la capacité à saisir rapidement les bases de chaque tâche afin de pouvoir prendre des décisions judicieuses et donner des instructions judicieuses à votre personnel. Si vous êtes du genre à ne pas vous lancer dans une activité avant d’en avoir étudié tous les aspects, vous ne pouvez pas être organisateur d’événements. Sauf si vous pensez avoir une espérance de vie de quelques siècles.

4. Vous aimez être le centre d’attention

Il s’agit d’un point crucial : les feux de la rampe, dans le cadre de votre événement, ne sont pas et ne seront jamais votre place. Dans certaines situations, on peut vous demander de vous présenter ou de présenter les principaux invités, orateurs ou animateurs de la soirée, mais même dans ce cas, l’accent doit être mis sur vous le moins possible. Le point central d’un événement doit invariablement être la valeur qui le rend unique et cette valeur n’est pas vous. Votre rôle est de contribuer à sa création et de mettre en place les conditions pour que chacun puisse en tirer le meilleur parti et, une fois cette tâche accomplie, de disparaître dans les coulisses et de continuer à vous préoccuper des interminables et ennuyeux détails qui s’interposent entre votre organisation et le succès de l’événement. Les événements qui reposent sur la présence d’orateurs ou d’artistes, en particulier, ont tendance à avoir une très forte densité de prima donnas : si vous appartenez à cette catégorie, envisagez de vous faire inviter dans l’un de ces deux rôles, afin de pouvoir bénéficier de l’attention du public, mais en abandonnant toute prétention organisationnelle. Très peu de réalisateurs sont capables de se mettre eux-mêmes en scène dans un film à succès, et il est statistiquement très probable que vous ne soyez pas Woody Allen.

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